Innan du lägger in ett dokument, tänk efter om det verkligen behöver vara ett dokument eller om innehållet kan läggas som fast text på en sida. Dokument som kan vara lämpliga att behålla och inte göra om till text på sidan är t.ex. längre rapporter, protokoll och riktlinjer.
Varje verksamhet ansvarar för att rätt version av dokument publiceras och att rensning sker regelbundet.
Vi har ingen max-storlek för dokument på webben men det är bra att försöka hålla ner storleken t.ex. genom att komprimera bilderna i Word (klicka på en bild, välj fliken Format-"Komprimera bilder") eller välja "Minska filstorlek" i Acrobat. Undvik att ladda upp tunga tryck-original!
Ett tillgängligt dokument gör det möjligt för t.ex. blinda, synsvaga, dyslektiker och funktionsnedsatta att ta del av informationen i dokumentet. Det finns mycket man kan göra men vi har plockat ut de delar som verkar viktigast.
Alla dokument sparas i filarkivet i lämplig mapp – skapa en mapp om det inte finns någon.
Dokument ska precis som webbsidor öppnas i samma fönster, bocka alltså INTE i att filen ska öppnas i nytt fönster.
Om filen du ska länka till ligger i dokumentarkivet och visas med fildelning på servicewebben länkar du till filen där den bor på servicewebben: kopiera länken till filen i dokumentarkivet (genom att klicka på filen i dokumentarkivet på servicewebben, ej i redigeringsläget) för att få rätt url. Skapa en extern länk på sidan på fördjupnings-/extrawebben och klistra in url:en.
Om du tar bort en länk till ett dokument så är det bara själva länken som tas bort från sidan – filerna finns fortfarande kvar i filarkivet.
Om du vill ta bort en fil ur filarkivet, tänk på att först kontrollera så att det inte finns länkar till filen från några sidor.
Ibland är det vettigt att slå ihop flera filer till en, då gör vi det och lägger bara upp den ihopslagna filen. Det gäller t.ex. bilagor till protokoll som vi slår ihop med protokollet.
Dessa dokument bor i dokumentarkivet och vi länkar till dem från resp förskolesida, från en dokumentbox. För att vi ska slippa länka om dokumenten varje gång de behöver uppdateras döper vi dem alltid likadant, se därför till att det nya dokumentet heter samma sak som det gamla när du laddar upp ett nytt, och välj "Ja" när Sitevision frågar om du vill ersätta befintligt dokument. Årtalet ska inte stå med i filnamnet.
Dessa dokument bor i dokumentarkivet. Här länkar vi inte till boendets egna dokument från resp boendesida utan vi länkar till dokumentarkivet från en länkbox på sidorna. Anledningen till att vi inte gör som på förskolesidorna är att det är "stökigare" bland vobo-dokumenten, t.ex. kan det finnas dokument från flera olika årtal och ibland är det senaste dokumentet flera år gammalt så då är det bra att årtalet framgår i dokumentnamnet. Ibland finns även sammanfattande dokument i dokumentarkivet som kan va intressant att ta del av.
Om flera filer ska visas på samma plats på en sida är det smidigt att använda fildelningsmodulen. Det gäller t.ex. nyhetsbrev, nämndprotokoll och dokument i dokumentarkivet.
Vi använder inte SiteVisions standardmodul för fildelning utan en specialdesignad variant. Enklast är att kopiera en befintlig fildelningsmodul från en sida, klistra in den där det behövs och ändra inställningen för vilka filer som ska visas i den. T.ex. på nämnd-sidorna finns flera fildelningsmoduler som går bra att kopiera.
På SiteVision-hjälpwebben finns info om hur fildelning fungerar.
Innan du börjar, kontrollera dina inställningar och ändra enligt instruktionen i plusboxen nedan. Det behöver du bara göra en gång, inställningarna sparas i Acrobat.
Om du ska lägga upp ett inskannat dokument, välj "Identifiera text" under "Verktyg". Om dokumentet är snett inskannat, välj "Optimera skannade sidor."
Ett strukturerat och taggat dokument gör det möjligt för hjälpmedlet att:
Med åren upplever många människor att de ser sämre och har svårare att träffa rätt med muspekaren. Genom att lösa problem som blinda, synsvaga, dyslektiker och rörelsehindrade har kan man därför underlätta för många användare.
Information från Funka.nu
Kommunsupport
Telefon: 019-21 20 00Telefon: 019-21 10 00
Öppettider: Vardagar kl. 8-16.30
Besöksadress: Näbbtorgsgatan 10
Öppettider: Vardagar kl. 10-16
E-post till servicecenter