Dokument

Ansvar

Varje verksamhet ansvarar för att rätt version av dokument publiceras och att rensning sker regelbundet.

Dokument-format

• Dokument som publiceras för nedladdning ska normalt vara i PDF-format.
• Dokument som ska användas som mall eller för annan vidarebearbetning kan vara i ett annat format än PDF, men i ett format som målgruppen kan öppna.
• Dokumentet bör utformas så att det enkelt kan läsas på skärm (inte behöver skrivas ut).

Dokument-storlek

Vi har ingen max-storlek för dokument på webben men det är bra att försöka hålla ner storleken t.ex. genom att komprimera bilderna i Word (klicka på en bild, välj fliken Format-"Komprimera bilder") eller välja "Minska filstorlek" i Acrobat. Undvik att ladda upp tunga tryck-original!

Döpa filer

• Tänk på att filen ska ha ett tydligt namn som beskriver vad dokumentet innehåller – förslagsvis samma sak som dokumentet heter (det som står på dokumentets första sida). Vid sökning på orebro.se är det filens namn som blir rubrik i sökresultatet.
• Alla blanketter ska heta "- blankett" på slutet, alltså t.ex. "Ansökan om skolskjuts - blankett.pdf".
• Använd inte tecknet "/" i filnamnet – då kan inte filen öppnas.

Gör dokumentet tillgängligt

Ett tillgängligt dokument gör det möjligt för t.ex. blinda, synsvaga, dyslektiker och funktionsnedsatta att ta del av informationen i dokumentet. Det finns mycket man kan göra men vi har plockat ut de delar som verkar viktigast.

Sammanfattning – gör alltid det här!

• Se till att dokumentets titel står i dokumentegenskaperna. Ta bort ev annan info i dokumentegenskaperna, t.ex. författare. (I Word eller Acrobat.)
• Se till att pdf-dokumentet är taggat. (I Acrobat.)
• Textidentifiera inskannade dokument. (I Acrobat.)

Läs mer om tillgängliga dokument lite längre ner på sidan!

Spara dokument i SiteVision

Alla dokument sparas i filarkivet i lämplig mapp – skapa en mapp om det inte finns någon.

Länka till dokument

När du länkar till ett dokument – glöm inte att bocka i att filen ska öppnas i nytt fönster.

Filer på extrawebbar

Om filen du ska länka till ligger i dokumentarkivet och visas med fildelning på servicewebben länkar du till filen där den bor på servicewebben: kopiera länken till filen i dokumentarkivet (genom att klicka på filen i dokumentarkivet på servicewebben, ej i redigeringsläget) för att få rätt url. Skapa en extern länk på sidan på fördjupnings-/extrawebben och klistra in url:en.

Relaterade dokument

Se "Dokument- och länkbox.

Kombinera dokument

Ibland är det vettigt att slå ihop flera filer till en, då gör vi det och lägger bara upp den ihopslagna filen. Det gäller t.ex. bilagor till protokoll som vi slår ihop med protokollet.

Mer om tillgängliga dokument

Word 2013 – kontrollera och skapa tillgänglig PDF

Kontrollera dina inställningar i Word

Innan du börjar, kontrollera dina inställningar och ändra enligt instruktionen i plusboxen nedan. Det behöver du bara göra en gång, inställningarna sparas i Acrobat.

Spara som PDF (om det är du som skapar PDF:en)

1. Öppna Worddokumentet, klicka på fliken Arkiv, Info.
2. Under Egenskaper/Titel skriv in dokumentets namn.
3. Under Relaterade personer/Författare högerklicka på namnet och välj Ta bort gäst.
4. Klicka på ”Spara som Adobe PDF”. Välj var du vill spara dokumentet. I det här steget kan du också ändra på Filnamnet. (Om du inte har alternativet "Spara som PDF "– klicka istället på "Spara som", välj var du vill spara dokumentet, välj filformatet PDF).
5. Stäng worddokumentet.

Dokumentegenskaper

• Öppna den sparade PDF-filen.
• Högerklicka i dokumentet, välj "Dokumentegenskaper" i dialogrutan som öppnas. Se nedanstående bild.
  • Fil: Här står det filen är döpt till.
  • Titel: Om fältet är tomt, skriv in dokumentets namn (samma som under Fil ovan).
  • Författare: Tomt fält.
  • Ämne: Tomt fält.
  • Nyckelord: Tomt fält.
• Klicka på Ok.

PDF – kontrollera att dokumentet är taggat

• Öppna PDF-filen, klicka på Verktyg, Tillgänglighet, Tagga dokument automatiskt. (Om du inte ser Tillgänglighet under Verktyg – klicka först på Visa, Verktyg, Tillgänglighet.)
• Om PDF-filen redan är taggad så får du upp ett meddelande "Det här dokumentet är redan taggat. Vill du tagga om dokumentet?" – klicka på Nej.

Om PDF-filen som du gjort inte blir taggad

Inskannade dokument

Om du ska lägga upp ett inskannat dokument, välj "Identifiera text" under "Verktyg". Om dokumentet är snett inskannat, välj "Optimera skannade sidor."

Fördjupad information

Skapa tillgängliga PDF-filer, Adobe.com